Im ersten Teil wurde gezeigt, warum detaillierte Zeiterfassung in Projekten nicht nur überflüssig ist, sondern sogar schädlich sein kann. In diesem Teil geht es um einen Prozess, der Zeiterfassung ersetzt und welche Auswirkungen das auf Unternehmen hat.
Die Antwort: Projectsflow
Die Antwort hat mit Zeiterfassung erstmal überhaupt nichts zu tun, sondern erfolgt in drei Änderungen, die Unternehmen vornehmen:
1. Die Arbeitslast wird auf ein sinnvolles Niveau reduziert
Wenn ich weniger gleichzeitig mache, dann geht es alles schneller. Die Ressourcen haben dann ausreichende Kapazität. Statt Multitasking gibt es Singletasking. Die Projekte werden besser mit den Ressourcen ausgestattet. Das bedeutet , dass Projekte schneller werden. Und das wirkt sich auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens aus.
2. Persönliche Zuverlässigkeit wird neu definiert
Bisher war sie definiert mit Termin- und Budgeteinhaltung. Jetzt bedeutet Zuverlässigkeit: Ich mache Singletasking und ich setze dann alles daran, dass diese Aufgabe in der geforderten Qualität so schnell wie möglich erledigt wird. Das sorgt dafür, dass Projekte kürzer werden. Der Aufwand sinkt.
3. Ressourcen-Managern werden eindeutige Prioritäten zur Verfügung gestellt
Wenn zwei Projekte um ein und dieselbe Ressource konkurrieren, wissen die Ressourcenmanager somit immer ganz genau, welches Projekt sie jetzt bearbeiten sollen und zwar bis es fertig ist, während das das andere Projekt in der Warteschleife ist. Das führt auch dazu, dass die Projekte bzw. die Aufgaben in den Projekten besser mit Ressourcen ausgestattet sind. Singletasking anstelle eines Hin und Her im Multitasking-Modus.
Diese Interventionen führen zu den unten dargestellten Ergebnissen. Das bestätigen inzwischen viele Erfahrungen, nicht nur bei unseren Kunden, sondern bei Unternehmen weltweit.
Abbildung 2: Projectsflow
Wenn Mitarbeiter nicht mehr zwischen mehreren Aufgaben hin und her springen, sondern sich im Team immer voll auf eine Projektaufgabe konzentrieren, ist die Unschärfe der Zeiterfassung relativ gering.
Können wir die Ziele der Zeiterfassung anders erreichen?
Ein Grund für Zeiterfassung war, die Qualität zukünftiger Pläne zu verbessern. Es wurde gezeigt, dass Zeiterfassung das nicht leisten kann. Wenn wir aber das schädliche Multitasking durch produktive Mechanismen ersetzen und die dabei auflaufenden Daten analysieren, dann haben wir einen Erfahrungsschatz, auf den wir für zukünftige Projektpläne zurückgreifen können.
Eine zweite Motivation war, die IST-Auslastung der Ressourcengruppen zu messen. Das kann man auf die Art und Weise, wie eben gezeigt, natürlich vornehmen. Allerdings ist es nicht wichtig, wie die IST-Auslastung ist. Wichtig ist, wie die zukünftige Auslastung, die geplante Auslastung der Ressourcen sein wird. Und zwar nicht, um diese zu 100% auszulasten –
wir wissen ja mittlerweile, dass das zu Ineffektivität und Ineffizienz führt –
sondern um vorhersehen zu können, ob die geplante Auslastung zu einer chronischen Überlastung führt.
Die Leistung von Mitarbeitern und Ressourcengruppen wird nicht mehr danach beurteilt, wie gut ein Plan eingehalten wird, sondern ob ich als Führungskraft sehen kann, dass sich meine Mitarbeiter so verhalten, wie ich das von ihnen erwarte. Nämlich eine Aufgabe machen, sich darauf konzentrieren und diese so schnell wie möglich fertig stellen. Da hilft kein Erfassungsinstrument, um eine solche Leistungsbewertung zu machen, sondern nur eine Beobachtung der Arbeit, der Kommunikation mit dem Mitarbeiter. Und daraus wird entschieden, ob der Mitarbeiter z.B. eine Weiterbildung machen sollte. Führungskräfte, die Mitarbeiter anhand von Kennzahlen in der Zeiterfassung beurteilen, geben diese Verantwortung an ein System ab.
Können wir ohne Zeiterfassung überhaupt noch ermitteln, ob sich ein Projekt gelohnt hat? Das können wir. Denn jetzt haben wir ja aus dem Projektsteuerungssystem die IST-Daten.
Fazit
Zeiterfassung ist oft ein Pflaster, das ineffektive Arbeitsweisen nur verdeckt. Stattdessen sollten Manager den Blick darauf richten, Arbeitsweisen der Organisation zu verbessern. Das erzeugt eine erhebliche Performancesteigerung. In der Arbeit mit unseren Kunden ist in dem Change-Prozess, den wir in dem Unternehmen begleiten, der erste Schritt immer, das existierende Zeiterfassungssystem abzuschalten – zumindest vorübergehend, um die daraus entstehenden Störwirkungen erstmal zu beseitigen.
Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter werden von mehr Effizienz, Effektivität und Zufriedenheit profitieren. Deshalb sollten gerade Topmanager dafür sorgen, dass detaillierte Zeiterfassung der Vergangenheit angehört.
Unser ausführliches Web-Seminar zu diesem Thema finden Sie hier:
https://www.youtube.com/watch?v=Myrv6lDf_VA&feature=share
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