Wie wichtig ist die Funktion des hauptamtlichen Projektmanagers?
Wir haben bereits besprochen, wie wichtig Fokus und wirksame Steuerungsmechanismen für effektives Projektmanagement sind. Um dies zu erreichen, sind hauptamtliche Projektmanager (die nicht selbst im Projekt mitarbeiten) zwingend erforderlich.
Ein gängiger Einwand dagegen, hauptamtliche Projektmanager einzusetzen, besteht in der Befürchtung, dass solche Projektmanager technische / inhaltliche Fragen nicht beantworten können.
Es ist nicht die Aufgabe des Projektmanagers, technische Fragen zu beantworten. Der Projektmanager ist dafür da, Fokus zu schaffen und für Kontrolle zu sorgen. Er dient als „Gatekeeper“ für die Mitarbeiter, die technische Fragen tatsächlich beantworten können, und garantiert so, dass deren Zeit nicht auf unnötige Anfragen verschwendet wird. Er bietet ihnen die nötige Zeit und Ruhe, damit sie sich fokussieren können.
Dieser Fokus ist unverzichtbar.
Einer unserer Kollegen besuchte kürzlich einen Kunden und stellte enttäuscht fest, dass Projekte wieder in den schwarzen Bereich zurückgerutscht waren und reihenweise Liefertermine verpassten. Dies hatte eine Reihe von Gründen (vornehmlich einen Mangel an Fokus und zu viel Multitasking), doch es gab nur eine Lösung.
Zurück zum Anfang: die Anzahl aktiver Projekte verringern; Multitasking reduzieren; das Puffermanagement für alle Mitarbeiter sichtbar machen und den Projektfortschritt im Vergleich zum Pufferverbrauch fortgehend überwachen. Wenn die Performance abrutscht, bemerken wir oft eine Tendenz, die Dinge forcieren zu wollen und daher einen Anstieg der aktiven Projekte. Das Management möchte vor allem sehen, dass „etwas passiert“ – auch wenn es nicht das Richtige ist.
Hätte ein hauptamtlicher Projektmanager hier für bessere Kontrolle sorgen können?
Die bestehende Situation war jedenfalls suboptimal. Wenn die Ressource, die für Transparenz im Puffermanagement und Projektmanagement sorgen soll, auch teilweise für Projektaufgaben zuständig ist, besteht dann nicht zwangsweise ein Konflikt? Wird es ihr nicht schwerfallen, die nötige Zeit auf Fokus und Kontrolle zu verwenden, wenn gleichzeitig eine unerledigte Projektaufgabe wartet?
Wenn der Projektmanager trotzdem unbedingt aus einem Ressourcenpool kommen muss, darf er zumindest auf keinen Fall von einer Engpassressource abgezogen werden. Und selbst wenn er nicht aus einer Engpassressource kommt, braucht es einen widerstandsfähigen und zielgerichteten Mitarbeiter, der auch mal ‚Nein‘ sagen kann, wenn das höhere Management ihn auffordert, seine Zeit auf unerledigte Projektaufgaben zu verwenden.
Kein Projekt kann es sich leisten, dass der Projektmanager den Fokus aufs Ganze verliert, denn das greift schnell auf den Rest des Teams über. Mitarbeiter sehen dann nur noch einzelne Tasks, anstatt das Projekt als Ganzes. Critical Chain Projektmanagement (CCPM) lehrt uns, dass der Blick aufs Ganze der einzig wirksame Weg ist, Projekte anzugehen und Leistung zu messen.
Die Aufmerksamkeit des Projektmanagers muss vollständig fokussiert sein auf die Kritische Kette, den Projektfortschritt entlang der Kritischen Kette und den Prozentsatz des Pufferverbrauchs.
Ein hauptamtlicher Projektmanager ist ausschließlich auf diese Kennzahlen fokussiert und kann alle Aufgaben und Ressourcen effektiv managen, um den bestmöglichen Fortschritt an der Kritischen Kette zu gewährleisten – indem er den Engpass ausnutzt, ihm alles andere unterordnet und das dafür notwendige Arbeitsumfeld schafft. Dies ist eine Investition, die sich in den meisten Fällen auszahlt.
