Projektmanager einstellen ODER Projektmanagement verändern?

Mittwoch, 15 Juli 2020 / Veröffentlicht in Allgemein

Die Frage mag banal erscheinen: WANN (unter welchen Bedingungen) sollte ein Unternehmen einen neuen Projektmanager einstellen (oder einen externen ‚Projektmanager auf Zeit‘ engagieren)?
Ebenso die banale Antwort: Dann und nur dann, wenn sich durch die Einstellung des neuen Projektmanagers die Geschäftsergebnisse (sofort oder bald) verbessern.

Dazu ein paar Beispiele:

  • Das Unternehmen realisiert Projekte für externe Kunden. Es hat viele Aufträge und Auftragschancen, ist aber – durch einen Mangel an Projektmanagement-Kapazität – daran gehindert, die Aufträge (zuverlässig) zu realisieren bzw. die Auftragschancen zu nutzen.
  • Das Unternehmen nutzt Projekte, um neue Produkte zu entwickeln. Es hat viele valide Ideen für neue Produkte (oder deren Weiter-entwicklung), ist aber – durch einen Mangel an Projektmanagement-Kapazität – daran gehindert, diese Ideen umzusetzen.

Mit anderen Worten: Ein Unternehmen sollte dann und nur dann eine/n neue/n ProjektmanagerIn einstellen, wenn

  • Projektmanagement-Kapazität den Engpass des Unternehmens darstellt UND
  • das Hinzufügen eines neuen Projektmanagers die Projektmanagement-Kapazität des Unternehmens vergrößert, so dass in Folge der vergrößerten Kapazität
  • mehr Projekte pro Jahr fertig werden und dadurch
  • Durchsatz und Gewinn des Unternehmens sofort (bei Kundenprojekten) oder mittelfristig (bei anderen Projekten) ansteigen.

Die bittere Wahrheit ist:

  • in fast allen Fällen erfolgt die Einstellung eines neuen Projektmanagers in der Absicht, die Unternehmensergebnisse zu verbessern
  • in SEHR VIELEN Fällen führt die Einstellung eines neuen Projektmanagers aber tatsächlich zu einer Verschlechterung der Unternehmensergebnisse

Wie kann das sein?

Je mehr Aufträge / Projekte gleichzeitig aktiv sind, umso mehr konkurrieren die Projekte (in Person ihrer ProjektmanagerInnen) um Management-Aufmerksamkeit und Ressourcen. Diese Konkurrenz führt zu

  • erheblichem Zeitverlust bei ProjektmanagerInnen und anderen Führungspersonen (durch Argumentationen, Berichte und Konflikte)
  • Multitasking im Management und bei den Mitarbeitenden – was ebenfalls Arbeitszeit verschwendet und vor allen Dingen Durchlaufzeiten extrem verlängert
  • dünne Ressourcenverteilung – was insbesondere Durchlaufzeiten verlängert
  • desynchronisiserte Bearbeitung der Projekte – was ebenfalls die Durchlaufzeiten verlängert
  • So entstehen Verzögerungen, Kosten und Unzuverlässigkeit. Das wiederum erzeugt einen zunehmenden Druck, neue Projekte früh(er) zu beginnen. Allerdings: jedes neue Projekt verschärft den Kampf der Projekte um Management-Aufmerksamkeit und Ressourcen. Ein Teufelskreis.

Die Folgen aus diesem Teufelskreis sind:

  • Ein signifikanter Anteil der Kapazität geht verloren.
  • Die Projekte dauern viel länger als sie müssten (was die Zuverlässigkeit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beeinträchtigt)

In dieser Situation einen Projektmanager einzustellen, bedeutet nichts anderes als den Kampf der Projekte um Management-Aufmerksamkeit und Ressourcen zu verschärfen, also die Unternehmensergebnisse zu verschlechtern.

Warum erscheint es oft dennoch so attraktiv zu sein, einen neuen Projektmanager einzustellen?

  • Die oben dargestellte typische Situation einer Multiprojektorganisation signifikant zu verändern, erscheint schwer, langwierig und womöglich außerhalb des eigenen Einflussbereichs. Das Thema zu adressieren könnte daher sogar riskant sein.
  • Einen neuen Projektmanager einzustellen ist dagegen in Übereinstimmung mit den typischen Verhaltensweisen des Unternehmens und kann über ein etabliertes Entscheidungs-Verfahren bewirkt werden. Ein Risiko für den, der die Einstellung eines neuen Projektmanagers beantragt oder dem zugestimmt hat, gibt es nicht oder es ist unwesentlich.

Die Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit Unternehmen, die viele Projekte gleichzeitig realisieren, zeigt immer wieder: Es ist möglich,

  • innerhalb weniger Wochen den o.g. Teufelskreis zu durchbrechen
  • dem Unternehmen schnell Kapazität zu verschaffen (ohne zusätzliche Mitarbeitende oder Führungspersonen zu benötigen)
  • die Durchlaufzeiten deutlich zu verkürzen (und so die Wettbewerbsposition zu verbessern)

Wie?