Hat ein Unternehmen nach einer erfolgreichen Verbesserungsinitiative seine Durchlaufzeiten merklich verkürzt und seine Zuverlässigkeit unter Beweis gestellt, dann spricht sich das auch bald bei den Kunden herum: neue Aufträge lassen nicht lange auf sich warten.
Ohne Zweifel eine beneidenswerte Situation, doch auch eine potentiell riskante: wächst die Nachfrage schneller, als das Unternehmen mithalten kann, läuft es bald Gefahr, Aufträge ablehnen zu müssen, weil die Kapazitäten fehlen. Zwar ist es schön, wenn man sich die lukrativsten Aufträge aussuchen kann, doch kein Geschäftsführer möchte gute Kunden verlieren (aktuelle wie potentielle), weil er ihre Projekte ablehnen muss. Nimmt das Unternehmen allerdings wieder zu viele Aufträge an, kann es schnell wieder in den alten Teufelskreis des steigenden Work in Process verfallen: die Lieferzeiten werden wieder länger und der eben erst gewonnene Ruf ist bald wieder dahin!
Es ist daher unerlässlich, schon im Laufe der Verbesserungsinitiative die nächste Phase zu planen. Das Unternehmen muss bereit sein, seine Kapazitäten unter Umständen schnell erweitern zu können, um die wachsende Nachfrage bedienen zu können.
Der offensichtliche Pfad zu erweiterten Kapazitäten ist der Aufbau von Ressourcen. Doch dies ist oft ein recht langer und aufwändiger Vorgang: gute Mitarbeiter sind am Arbeitsmarkt hoch gefragt, zudem beanspruchen der Einstellungsprozess sowie Einarbeitung und Schulung Zeit und (bereits ausgelastete) Ressourcen.
Als erster Schritt lohnt es sich daher, die bestehenden Prozesse im Unternehmen zu untersuchen, um weiteres Verbesserungspotential zu identifizieren. So können nicht nur verborgene Kapazitäten freigelegt werden, um dem Unternehmen etwas Luft zu verschaffen – es ist zudem kontraproduktiv, neue Ressourcen in ein nicht optimiertes Arbeitsumfeld zu integrieren: sie tragen weniger bei als möglich und lernen ineffiziente Arbeitsprozesse kennen.
Wie auch zuvor sollte der Fokus auf dem (inzwischen wahrscheinlich gewanderten) Engpass des Unternehmens liegen (und nur dort). Auch wenn es verlockend erscheinen mag: es ist verschwendete Energie, an mehreren Stellen gleichzeitig anzusetzen. Zudem darf der Blick aufs Ganze bei diesem Prozess nicht verloren gehen. Einzelne Bereiche mögen verleitet sein, ihre lokalen Prozesse zu verbessern, indem sie negative Nebenwirkungen oder zusätzlichen Aufwand an andere Bereiche „abgeben.“ Was auf dem Papier wie eine positive Veränderung aussieht, schadet hier dem Unternehmen als Ganzes.
Ermitteln Sie durch gründliche Analyse der Verspätungsgründe den aktuell bedeutendsten und setzen Sie dort an. Der Pufferverbrauch der Projekte ist ein einfacher und effektiver Ausgangspunkt, wiederkehrende Probleme zu identifizieren: welche Umstände und Probleme nagen am stärksten an den Projektpuffern? Wenn Sie ein robustes Monitoring-System für Ihre Projekte eingeführt haben, stehen diese Daten bereits zur Verfügung. Beachten Sie dabei, dass nur die Vorgänge auf der kritischen Kette tatsächlich zur Verzögerung des Projektes beitragen. Die kritische Kette (und somit die größten Verspätungsgründe) lassen sich immer erst nach Abschluss des Projektes identifizieren.
Der beschriebene Vorgang ist eine Aufgabe für ein eigen aufgestelltes Projektteam und sollte nicht im Tagesgeschäft untergehen. Es erfordert einen holistischen, bereichsübergreifenden Ansatz, um von den Symptomen zu den grundlegenden Verzögerungsgründen vorzudringen. Nach dem Paretoprinzip können nun die schwerwiegendsten Wurzelprobleme identifiziert und anschließend behoben werden – dies erfordert möglicherweise die Unterstützung des Top-Managements, wenn bereichsübergreifende Entscheidungen nötig sind.
Auf diese Weise können die Projektlaufzeiten oft bedeutend weiter verkürzt werden, so dass das Unternehmen zusätzliche Aufträge annehmen kann, ohne Kompromisse bei seinen Lieferstandards einzugehen. Erst wenn die Verbesserungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens ausgeschöpft sind, sollte der Ressourcenaufbau zur Kapazitätserweiterung erwogen werden. Wie Sie dabei am besten vorgehen, lesen Sie in Kürze auf diesem Blog!