In Teil 1 stellten wir Ihnen die Engines of Disharmony vor, die zu einem negativen, demotivierenden Arbeitsumfeld führen und das Unternehmen daran hindern, sein volles Potential zu entwickeln. Erfahren Sie nun, welche Schritte Sie zur gewünschten Harmonie führen werden.
Eine systemische Veränderung
Die angestrebte Veränderung betrifft das gesamte Unternehmen und verlangt einen Kulturwandel, der sicher nicht trivial ist. Doch er ist keineswegs unmöglich, wenn Sie davon ausgehen, dass Menschen prinzipiell gut sind: sie wollen Sinn in ihrer Arbeit sehen, sie wollen mit anderen produktiv und harmonisch zusammenarbeiten und sie wollen einen positiven Beitrag zum Unternehmen leisten.
In der Praxis bietet die Theory of Constraints für jede der Engines konkrete Tools, die Ihnen dabei helfen, den Weg von der Disharmonie zu Harmonie zu schreiten. Dabei ist es wichtig, zu beachten, dass sich dieser in den gesamten Prozess der Kontinuierlichen Verbesserung einfügt. Keines dieser Tools ist ein Zaubertrick, der punktuell und isoliert eine bahnbrechende Veränderung verursacht (auch wenn mit großer Wahrscheinlichkeit auch dann Auswirkungen zu spüren wären). Nur ein rundum gesund funktionierendes Unternehmen bietet ein Umfeld, in dem Mitarbeiter sich wohl fühlen können.
Hauptwerkzeug, um Harmonie im Unternehmen zu erzeugen, ist der Transformations-S&T-Baum, da er alle Mitarbeiter bei der Erstellung und Implementierung der Strategie und Taktik mit einbezieht. Jeder weiß, welchen Beitrag er (Engine 1) und seine Mitarbeiter (Engine 1) leisten. Zudem werden bei der Erarbeitung des Baumes die Regeln systematisch mit dem Ziel der Organisation ausgerichtet (Engine 3), Konflikte werden identifiziert und beseitigt.
Eine solide Struktur: der Organisations-S&T-Baum
Damit Menschen im professionellen Umfeld effektiv miteinander umgehen können, brauchen sie klar definierte Rollen und Verantwortungen – was leider in der Praxis viel zu selten der Fall ist. Um dies für Ihr eigenes Unternehmen zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren, erstellen Sie einen Organisations-Strategie-und-Taktik-Baum. Wie Sie dazu im Detail vorgehen, erfahren Sie in diesem Blogeintrag.
Auf diese Weise brechen Sie die Engines of Disharmony einen nach dem anderen auf und legen ihre darunterliegenden Ursachen frei, die Sie anschließend mit anderen Tools beseitigen können:
1. Jede Rolle im Unternehmen wird mit allen ihren Funktionen genau definiert, und zwar in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Mitarbeiter. So bleiben keine Unklarheiten bezüglich Verantwortlichkeiten, etwaige Fragen können geklärt werden. Jeder Mitarbeiter weiß fortan genau, wo er steht.
2. Der gleiche Effekt ergibt sich in Bezug auf alle anderen Funktionen und Mitarbeiter: der zweite Engine of Disharmony ist beseitigt.
3. Konflikte und Widersprüche (bei Regeln und Verantwortlichkeiten) werden identifiziert und von den zuständigen Management-Levels geklärt oder beseitigt. Wichtig ist hier, dass die Prioritäten allen klar sind: lokale Effizienzen dürfen nicht das Unternehmensziel behindern.
4. S&T Audits (ebenfalls hier erklärt) dienen dazu, ungültige oder schädliche Regeln aufzuzeigen. Anhand der Change Matrix kann die notwendige Veränderung erarbeitet werden. Wie das geht, erfahren Sie hier.
5. Häufige Feuerlöschaktionen, die in Phase 2 identifiziert wurden, dienen als Hinweis auf Lücken zwischen Befugnis und Verantwortlichkeit. Diese können anhand der Feuerwolke geschlossen werden.
Regeln auf dem Prüfstand: die Feuer-Wolke
Die Feuer-Wolke basiert auf der bereits bekannten Konfliktwolke und beschäftigt sich konkret mit dem Konflikt zwischen einer notwendigen Handlung einerseits, und einer sie behindernden Regel andererseits:
Um die Feuer-Wolke zu erstellen, notieren Sie zuerst das Bedürfnis, das Ihre Handlung erfüllen muss (B), dann die Regel, die Sie daran hindert (D‘). Anschließend kommt die Handlung selber (D) sowie das Bedürfnis, das durch die der Regel geschützt wird. Zuletzt kommt das (gemeinsame) Ziel.
Stellen Sie die Cloud jemandem vor, beginnen Sie am besten mit der Seite, mit der sich die Person selber identifiziert – so verhindern Sie Widerstände.
Ein Beispiel der dargestellten Situation wäre ein Kunden-Service-Manager, der bezüglich einer Bestellung dringend eine Antwort von einem schwierigen Kunden benötigt. Allerdings darf nur der (derzeit abwesende) Key-Account-Manager den Kunden kontaktieren. Diese blockierenden Regeln haben meist einen Grund, doch wurden bei ihrer Aufstellung oft nicht alle potentiellen Auswirkungen bedacht.
Das Resultat ist eine Prozedur, die dem Unternehmen in vielen Situationen mehr schadet als nutzt: Es mag die Beziehung zum Kunden glätten, wenn er einen einzelnen Ansprechpartner hat. Doch bei dringenden Entscheidungen kommt es so zu Verspätungen und entsprechend für beide Seiten zu Nachteilen.
Es gilt also auch hier, die Annahmen zu hinterfragen, die der Konfliktwolke zugrunde liegen, und zu bestimmen, welche ungültig sind und ersetzt werden können. In unserem Beispiel ließe sich zum Beispiel feststellen, dass die verspätete Fertigstellung der Bestellung den Durchsatz des Unternehmens weit mehr verringert, als es die (hypothetisch) beeinträchtigte Beziehung zum Kunden täte, wenn dieser tatsächlich verärgert wäre über den Anruf.
Zufriedene Mitarbeiter sind bessere Mitarbeiter!
Auf diese Weise wird die gesamte Unternehmensstruktur auf Herz und Nieren geprüft und im Einvernehmen aller verbessert. Ungültige oder schädliche Regeln werden beseitigt oder angepasst. Dabei ist es wichtig, die nötige Offenheit an den Tag zu legen: wenn Sie Mitarbeiter dazu ermutigen, Missstände zur Sprache zu bringen, müssen diese auch ernsthaft diskutiert werden. Dabei muss sich nicht zwingend herausstellen, dass eine Änderung nötig oder die beste Lösung ist. Doch dies können Sie nur herausfinden, wenn Sie sie in Betracht ziehen.
Die Change Matrix erlaubt es Ihnen, die positiven und negativen Auswirkungen der Veränderung sowie der Nicht-Veränderung gegenüber zu stellen und eine wohl fundierte Entscheidung zu treffen. Anhand der Vorbehalt der Negativen Nebenwirkung können Sie anschließend potentielle unerwünschte Nebeneffekte erforschen, falls die Veränderung Einwände hervorruft.
Am Ende steht ein Unternehmen, das seinen Mitarbeitern ein angenehmeres Arbeitsumfeld bietet. Alle kennen die gemeinsamen Ziele und haben verstanden, dass es in jedermanns Interesse ist, gemeinsam auf sie hinzuarbeiten. Dass sich dabei aller Wahrscheinlichkeit nach der Durchsatz erhöht und das Unternehmen dauerhaft profitiert, sei als ein positiver Nebeneffekt des eigentlichen Ziels genannt: zufriedenere Mitarbeiter.
