In einem vorherigen Beitrag haben wir dargelegt, wie Sie durch gezielte Prozess-Verbesserungen schnell weitere Kapazitäten freilegen können, um nach einer erfolgreichen Verbesserungsinitiative mit dem erwarteten Wachstum mitzuhalten. Dies stößt irgendwann an seine Grenzen und Sie werden nicht umhinkommen, weitere Mitarbeiter einzustellen. Dank der optimierten Arbeitsabläufe im Unternehmen und Ihrer starken Position im Markt sind Sie dazu nun ideal positioniert.
Doch so einfach ist das leider nicht. Seit Jahren bemängelt der Mittelstand, dass es an erfahrenen Fachkräften fehlt. Die Konkurrenz ist also groß und es ist wichtig, dass Sie nicht zu spät mit der Rekrutierung anfangen, um qualifizierte Bewerber an Land zu ziehen.
Herausforderungen für Projektgeschäft
Ressourcenplanung ist durch die spezifischen Umstände im Projektumfeld etwas heikler als etwa in der Produktion. Bei der Angebotsabgabe wird dem Kunden faktisch bereits eine Zusage bezüglich verfügbarer Ressourcen gemacht – doch tatsächlich gebraucht werden diese erst später, wenn – falls! – die Bestellung eingeht. Hochkarätige Fachkräfte aber lassen sich nicht auf den letzten Drücker einstellen – ein Unternehmen muss also ein gewisses Maß an Überkapazitäten einbauen, um zuverlässig sein zu können.
Der Hang zum Sparen und der alte Leitsatz „jeder muss ständig beschäftigt sein“ verleiten Ressourcenmanager gern dazu, zu eng zu planen. Doch es ist wichtig, zu erkennen, dass es dem Unternehmen weit mehr schadet, im kritischen Moment unterbesetzt zu sein, als zwischendurch Ressourcen zu beschäftigen, die nicht voll ausgelastet sind. Nachdem Sie so hart daran gearbeitet haben, Ihren Durchsatz zu erhöhen und Ihre Zuverlässigkeit unter Beweis zu stellen, sollten Sie dies nicht so schnell wieder aufs Spiel setzen, indem Sie in alte Denkweisen verfallen!
Oberstes Ziel bleiben immer kurze Durchlaufzeiten der Projekte – und das geht nur, wenn Projekte nicht (oder möglichst selten) auf Ressourcen warten müssen. Dieser Ansatz wird auch im Alltagsgeschäft reflektiert. Anstatt (wie meist üblich) Ressourcenmanager an der Auslastung ihres Bereichs zu messen, wird nun darauf geachtet, wie schnell sie Ressourcenanforderungen erfüllen können. So verlagern sich automatisch ihre Prioritäten.
Zentral gesteuerte Planung
Zusätzlich dazu kann die Ressourcenplanung in ein zentrales Team verlegt werden, anstatt den Ressourcenmanagern selber überlassen zu bleiben. Basierend auf dem in der Projektplanungssoftware vorgesehenen Work in Process hat dieses Team einen kontinuierlichen Überblick über zukünftigen Bedarf und kann rechtzeitig den Aufbau einer Ressourcengruppe entscheiden. Bewährt hat sich dabei die Regel: Übersteigt die Kapazität einer Gruppe über längere Zeit 70%, ist es an der Zeit, das Team zu erweitern.
Sie erkennen hier, dass stets eine Reservekapazität eingeplant ist. So wird der Drang des einzelnen Ressourcenmanagers zu 100%iger Auslastung umgangen und er fühlt sich nicht unter Druck gesetzt. Notfalls können selbst Entscheidungen über seinen Kopf hinweg getroffen werden. Dafür wird er bei der Einarbeitung der neuen Mitarbeiter wieder eingebunden – auch diese Einarbeitungszeit muss natürlich bei der Errechnung des Einstellungszeitpunkts bedacht werden, um sicherzustellen, dass die neue Ressource zum benötigten Zeitpunkt voll einsetzbar ist.
Auf diese Weise haben Sie ein effektives, kontinuierliches System geschaffen, den Ressourcenbedarf zu überwachen und zu steuern, und können auf veränderte Umstände zuverlässig und doch flexibel reagieren. Ihr Unternehmen ist optimal ausgerichtet, um mit jeglichem weiteren Wachstum mithalten zu können!