Die drei ärgsten Feinde der Projektabwicklung

PDF-Datei: Die drei ärgsten Feinde der Projektabwicklung

Wie bezwingen wir die Kräfte, die ständig unser Projekt verzögern wollen?

Wir haben bereits gesehen, dass schlechtes Projektmanagement zu Verspätungen, Budgetüberschreitungen und Abstrichen am Inhalt führen kann. Doch wie genau kommt es dazu?
Der Schlüssel liegt in solider Projektplanung. Wenn man sich nicht mit Unsicherheit (z.B. Murphy) im Planungsstadium befasst, kann das erhebliche Auswirkungen auf die Projektleistung haben. Und solide Projektplanung ist im vorliegenden Fall nicht, dass man noch genauer plant.
Doch was, wenn das Projekt bereits läuft? Welche Faktoren können uns daran hindern, unsere Projekte termingerecht fertigzustellen? Critical Chain Projektmanagement (CCPM) lehrt uns, dass während der Projektumsetzung vor allem drei Effekte die Projektleistung negativ beeinflussen:

• Studentensyndrom
• Multitasking
• Verkettungen von Vorgängen.

Lassen Sie uns jeden dieser „Feinde“ guter Projektabwicklung durchgehen.

Studentensyndrom

Das Studentensyndrom bezeichnet die Tendenz, Aufgaben erst auf den letzten Drücker zu erledigen – im Volksmund auch „Aufschieberitis“ genannt.

Dies kann zu einem echten Problem werden, wenn ein Projekt aus zahlreichen Vorgängen besteht und jeder Vorgang eine eigene Sicherheit hat. Wenn ein Projektmitarbeiter die Arbeit an seiner Aufgabe erst im allerletzten Moment beginnt, wird der Zeitpuffer des Vorganges schon vollständig aufgebraucht sein, bevor die Bearbeitung überhaupt begonnen hat.
Kommt es dann noch zu unerwarteten Verzögerungen, werden diese den Liefertermin des Projektes direkt beeinträchtigen.

Das Studentensyndrom ist einer der Hauptgründe, weswegen CCPM uns lehrt, nicht in jeden einzelnen Projektschritt eine Sicherheit zu gestatten. Stattdessen sollen die Zeitschätzungen für die einzelnen Vorgänge gekürzt werden.

Wenn Projektmitarbeiter sich nicht sicher sind, ob sie eine Aufgabe rechtzeitig erledigen können, trauen sie sich nicht, Zeit zu verschwenden. Trotzdem sollen die Kürzungen natürlich im Rahmen des Machbaren bleiben. Kürzt man die Zeitschätzungen so sehr, dass eine termingerechte Erledigung vollkommen unmöglich erscheint, hat das schnell den entgegengesetzten Effekt und wirkt demotivierend.

Indem die Sicherheiten der einzelnen Vorgänge angemessen gekürzt werden und die so gewonnene Zeit gebündelt wird, schafft CCPM einen einzelnen, großen Zeitpuffer am Ende des Projektes. Dadurch wird der Einfluss des Studentensyndroms bedeutend verringert; zudem wird es viel einfacher, die wahren Auswirkungen von Verspätungen auf die kritische Kette und auf die Fertigstellung des Projektes insgesamt zu erkennen.

Multitasking

Multitasking ist ohne Zweifel die größte Bedrohung in der Projektumgebung. Das Problem wurde in anderen Einträgen bereits mehrfach angesprochen, daher an dieser Stelle nur folgenden Rat: um Multitasking zu verringern, sollte man die Anzahl aktiver Projekte reduzieren. Zu diesem Zweck werden einige Projekte vorerst eingefroren, bis andere abgeschlossen sind.

Die Verkettung von Vorgängen

Dass einzelne Vorgänge in Projekten voneinander abhängig sind, ist unvermeidlich. Im traditionellen Projektmanagement führen diese Abhängigkeiten allerdings dazu, dass  Verspätungen weitergegeben werden und Verfrühungen verloren gehen.

Es gibt zahlreiche Gründe, weswegen Verfrühungen verloren gehen. Das Studentensyndrom ist einer davon, ‚Parkinson’s Law‘ ein anderer. Dies besagt, dass ‚sich Arbeit genau in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.‘ Ob diese Zeit darauf verwendet wird, noch einen Kaffee zu trinken oder dem Produkt ein paar unnötige Funktionen hinzuzufügen – in der Regel bleibt am Ende von der eingeplanten Zeit nichts mehr übrig.

CCPM ist darauf bedacht, diese Abhängigkeiten besser zu verwalten.

Dies geschieht vor allem durch bessere Zuteilung und Verwaltung von Sicherheiten (Zeitpuffern). Dies habe ich ebenfalls bereits an anderer Stelle behandelt. Daher sei hier lediglich hervorgehoben, dass diese Abhängigkeiten abgemildert werden können, indem:

• Sicherheiten in den einzelnen Vorgängen mit gebündelten, expliziten Sicherheiten am Projektende ersetzt werden, und
• Zwischenpuffer jeweils dort eingefügt werden, wo parallele, nicht-kritische Ketten in die kritische Kette einlaufen.

Auf diese Weise gehen Verfrühungen nicht mehr unweigerlich beim nächsten Vorgang verloren, sondern sind im Projektpuffer (oder Zwischenpuffer) sichtbar. Zwar kann es natürlich immer noch zu Verspätungen kommen, doch etwaige Verfrühungen fallen nun ebenfalls ins Gewicht.

Hier finden Sie die pdf-Datei:
Die drei ärgsten Feinde der Projektabwicklung