In den bisherigen Beiträgen wurde erklärt, wie Sie den Flow in Ihrem Unternehmen verbessern können. Erfahren Sie nun, welche typischen Fehler Sie dabei vermeiden sollten.

Häufige Fehler im Portfolio-Management: Vorbereitung und (Zeit-)Planung

Zeitpläne im Projektgeschäft sind in der Regel von Anfang an festgelegt und oft übermäßig komplex. Die Realität aber ist unvorhersehbar, was unweigerlich zu Problemen führt: Umplanungen sind schwierig; Prioritäten wechseln; der Zeitplan lässt Änderungen schlecht oder gar nicht zu; Auswirkungen aufs Projekt sind nicht nachzuvollziehen.

Um Terminzusagen einzuhalten, wird zumeist versucht, jedes Einzelteil des Projektes zur jeweiligen Frist abzuliefern. Zu diesem Zweck wird jeder Schritt detailliert und mit individuellen Sicherheiten im Projektplan eingetragen. Das Ergebnis sind Hunderte einzelner Tasks, zu große Sicherheiten in den Tasks (zu lange Zeitschätzungen), Ressourcen sind bis auf die Minute genau verplant, Finish-to-Start-Abhängigkeiten einzelner Vorgänge werden ignoriert, zu viele Tasks starten ASAP (so schnell wie möglich).

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Im ersten Teil dieser Serie stellten wir die vier Flow-Konzepte von Dr. Alan Barnard vor und beschrieben die ersten Schritte, um die Verbesserung des Flow in Angriff zu nehmen. Nun geht es ans Eingemachte!

Prozesse verbessern heißt Fehler vermeiden

Jedem, der in einem Projektumfeld arbeitet, sind die hier typischen Probleme geläufig: lange Durchlaufzeiten, Rückstände, Verspätungen und unzuverlässige Terminzusagen; alternativ (oder zusätzlich) verminderte Qualität, wenn gegen Projektende Abstriche gemacht werden, um den Liefertermin einzuhalten. Kosten und Risiken sind hoch, Stress ist für alle Beteiligten unvermeidlich. Kurz: Projekte sind zu komplex, leiden unter hoher Ungewissheit und sind von Problemen geplagt, die oft unkontrollierbar erscheinen.

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Kunden schätzen Schnelligkeit und Zuverlässigkeit

Oft hört man aus Unternehmen Klagen über harten Wettbewerb, Kunden, die immer höhere Ansprüche stellen und dann trotzdem zur Konkurrenz abwandern, zu hohe Kosten und mangelnde Differenzierung. Die potentiellen Folgen sind eine ständige Bedrohung: Marktanteil und Gewinne schrumpfen; Mitarbeiter leiden erhöht unter Stress; Gehälter, Boni und schlussendlich Arbeitsplätze sind in Gefahr.
Daher lautet eine der wichtigsten Fragen, die sich jedes Unternehmen stellen muss: wie können wir einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil erlangen? Eine mögliche Antwort darauf ist Geschwindigkeit. Für die meisten Kunden ist eine schnelle und zuverlässige Umsetzung ihrer Aufträge einer der wichtigsten Faktoren bei der Auswahl ihrer Zulieferer, denn Verspätungen führen schnell zu hohen Verlusten. Zudem bringt eine Beschleunigung dem Unternehmen selbst ebenfalls zahlreiche Vorteile, erlaubt sie doch mehr Umsatz und erhöhten Cash Flow.

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