Reliable Scrum für zuverlässige Projekte
Gastbeitrag von Wolfram Müller
Agil bedeutet Schnelligkeit, Flexibilität, hohe Autonomie der Teams, schnelle Reaktion auf Wandel… vielerorts werden agile Methoden als das Wundermittel fürs Überleben im heutigen Markt verkauft. Doch viele Projektunternehmen, die sie implementieren wollen, merken schnell, dass sich Agil nicht so leicht an ihre Arbeitsweisen und die Wünsche ihrer Kunden nach festen Lieferterminen anpassen lässt.
Selbst wenn beide Seiten wissen, dass das Projekt mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht zum abgemachten Termin beendet sein wird, bleibt es schwierig, dem Kunden einen „offenen Liefertermin“ zu verkaufen, der Voraussetzung ist, um agile Methoden zu nutzen. Auch viele Projektmanagement-Tools sind nicht auf die „offene“ Arbeitsweise von Agile vorbereitet.
Dabei wäre beiden Seiten gedient, wenn die agilen Methoden im Endeffekt zu besseren, schnelleren und zuverlässigeren Projekten führen!
Wie lassen sich diese scheinbar disparaten Ziele also vereinbaren? Wie können die Vorteile des Agilen auch im Projektmanagement eingesetzt werden?
4 Hindernisse gilt es zu überwinden
- Ein Projektplan ist eine zusammenhängende Kette verschiedener Tasks. Agile Stories aber sind variabel, nur lose gekoppelt und „fertig, wenn sie fertig sind“ – auf diese Weise lässt sich schlecht ein verlässlicher Projektplan mit internen Abhängigkeiten aufbauen.
- Dies hat auch Auswirkungen auf den Liefertermin: ohne vereinbarte Dauern für die einzelnen Aufgaben lässt sich kein zuverlässiges Enddatum festlegen.
- Agile Teams können sich so viele Stories (Aufgaben) aus dem Backlog holen, wie sie für richtig halten. Ein derartiger „flexibler“ Work in Process (WIP) bringt alle klassischen Projektmanagementsysteme an seine Grenzen.
- Die große Verantwortung (und damit auch Druck) auf dem Team führt zu verborgenen Sicherheiten: wenn es in einem Team einmal nicht läuft, dann werden auch im Agile „implizite“ Puffer eingebaut, die keiner sieht und immer verbraucht werden.
Die Steuerung des Work in Process (WIP) ist zudem eine der Hauptvoraussetzungen eines guten Projektflows. Und genau hier findet sich auch schon der Ansatz, agile Methoden in ein Projektumfeld zu integrieren.
Lösung: Reliable Scrum
Um agile Methoden „zuverlässig“ zu machen, muss in irgendeiner Weise eine Planung gemacht werden. Man braucht einen zuverlässigen Endtermin, der auch genügend Freiräume für Agilität ermöglicht.
Ausgangsbasis ist hier nicht der Projektplan mit seiner Kritischen Kette, sondern der Arbeitsvorrat („Backlog“) mit allen Aufgaben, die für eine Ablieferung (Arbeitspaket oder „Release“) notwendig sind. Die einzelnen Elemente werden hier nur grob bzgl. Arbeitsaufwand abgeschätzt. Der Fokus liegt mehr darauf, die einzelnen Elemente möglichst klein und ähnlich groß zu schneiden, und nicht auf genauer Schätzung. Geschätzt wird in Stunden, Tagen oder auch ganz abstrakt in „Story Points“.
Was noch fehlt ist die Geschwindigkeit („Velocity“), mit der das Backlog abgearbeitet werden kann. Oft gibt es dazu in den Teams schon Erfahrungswerte – wenn nicht, wird grob geschätzt.
Der Termin entsteht nun durch etwas Mathematik (s. Vortrag TOCICO) oder mit der Faustformel: Endtermin = Heute + Backlog/Velocity + Puffer.
Am Schluss ist das Verhandlungssache – wie groß darf oder muss der Puffer sein. Der Puffer sollte min. 15% betragen (sonst wird er als Puffer nicht akzeptiert und wahrgenommen) und maximal 35% (sonst führt es zum Studentensyndrom).
Ein Sicherheitspuffer am Ende eines Releases oder des Projekts (und nicht in die einzelne Aufgabe eingebaut) fängt Verzögerungen auf und hilft so dabei, den „gefühlten“ Druck zu vermindern und die Dauer der Tasks im „vernünftigen Rahmen“ zu halten.
Der Projektpuffer bietet Ihnen darüber hinaus einen Mechanismus, den Status des Projektes zu jedem Zeitpunkt im Auge zu haben: Pufferverbrauch sowie Fortschritt (wie viel aus dem Backlog bereits abgearbeitet ist) lassen sich grafisch übersichtlich in einer „Fieberkurve“ darstellen:
Auf der X-Achse ist der Fortschritt – also wie viel vom Backlog schon abgearbeitet ist – aufgetragen. Die Y-Achse gibt an, wie viel von dem Zeitpuffer aktuell noch vorhanden ist. Das Bild zeigt die Fieberkurve von einem agilen Großprojekt mit 10.000 Personentagen Aufwand in 5 Monaten. Man kann schön sehen, an welchen zwei Tagen großer Pufferverbrauch zu vermelden war und wie die Gegenmaßnahmen gewirkt haben.
In regelmäßigen Abständen – wöchentlich, nach jedem Sprint, je nach Bedarf – kann so schnell ermittelt werden, wie das Projekt im Verhältnis zum abgemachten Liefertermin steht: Sie sehen auf einen Blick, wie weit Sie schon gekommen sind und wie viel Puffer Ihnen bleibt. Sie können dabei nicht in die Zukunft sehen – böse Überraschungen sind unvermeidbar – doch die Puffer bieten Ihnen die Sicherheit und Flexibilität, Variabilität abzufangen. Die Darstellung ist für alle – auch für die Kunden – sofort verständlich und so wird der WIP aktiv gesteuert. Sie erhalten optimalen Flow der Aufgaben und meist auch bedeutend kürzere Projektlaufzeiten.
Dieses Verfahren ist mit den meisten Projektmanagementsystemen und etwas Handarbeit machbar. VISTEM bietet auch passende Excel-Lösungen an, um den Termin zu berechnen und die Fieberkurven darzustellen Die Datei kann per Mail an: Wolfram.Mueller@vistem.eu angefordert werden.
