Vorschläge von Ed Walker*:
1. Berücksichtige die Unterschiede zwischen Projekten, die zu einem bestimmten Termin fertiggestellt sein sollen (und bei denen eine frühere Fertigstellung keinen Nutzen, möglicherweise sogar einen Schaden erzeugen würde) und Projekten, die so früh wie möglich fertiggestellt sein sollen. Die Struktur der Projekte mag ähnlich sein, aber:
- Ein Projekt, mit dem das Unternehmen Geld verdient, sowie es fertiggestellt ist, startet so früh wie möglich.
- Ein Projekt dagegen, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt fertiggestellt sein soll, startet so spät wie möglich (um Geld zu sparen), aber früh genug, um dessen termingerechte Fertigstellung zu gewährleisten.
2. Identifiziere alle Aufgaben, die für die Zielerreichung des Projekts und der Organisation notwendig sind. Das Ergebnis eines Projekts ist ein Meilenstein in einem größeren („übergeordneten“) System. Stelle sicher, dass das Projekt alle Aufgaben umfasst, die notwendig sind, um das Projektziel – im Einklang mit dem Unternehmensziel – zu erreichen.
3. Beachte, dass eine hundertprozentige Auslastung der Ressourcen eventuell kontraproduktiv zu den Projekt- und Organisationszielen sein könnte. Plan die Ressourcennutzung innerhalb und zwischen den verschieden Projekten so, dass das Projekt rechtzeitig, im Kostenrahmen und bei voller Erfüllung der Spezifikationen abgeschlossen wird.
4. Allen Ressourcen, sowie Ressourcen- und Projektmanagern müssen die Regeln für die Schätzung der Projektaufgaben bekannt sein und von ihnen eingehalten werden. In einem ausführbaren Projektplan ist die Wahrscheinlichkeit, mit der geplanten Zeit auszukommen, lediglich 50%; die pünktliche Fertigstellung des gesamten Projekts wird durch einen zeitlichen Projektpuffer sichergestellt.
5. Sorge dafür, dass kritische Ressourcen sowie Ressourcen, die Aufgaben auf dem kritischen Pfad des Projekts bearbeiten so wenig wie möglich Multitasking betreiben, um Verspätungen bei der Aufgabenerledigung zu reduzieren. Lass Multitasking nur zu, wenn es unbedingt nötig ist – denke daran, dass schädliches Multitasking die Projektlaufzeit verlängert. Plane strategische Puffer auf nicht-kritischen Pfaden, sowie zusätzliche Sicherheiten für Ressourcenkonflikte und Projektabschlüsse ein, um die negativen Auswirkungen von Murphys Gesetz** zu reduzieren.
6. Entwicke und implementiere eine Methode, um die Ressourcenverteilung innerhalb eines Projekts und über verschiedene Projekte hinweg zu priorisieren, so dass Ressourcen wissen, was aus der Organisations-(System-) Perspektive heraus, am wichtigsten ist.
Lesen Sie im dritten Teil des Blogs die übrigen fünf Vorschläge. Hier ab 22.10.online verfügbar.
* Ed Walker, The Problems with Project Management, aus dem Buch Cox III, James F., und Schleier Jr., John G., Hgg. Theory of constraints handbook. New York: The McGraw-Hill Companies Inc., 2010. S.20 f.
** Der Begriff „Murphy’s Law geht auf den Ingenieur Edward A. Murphy jr. zurück. Es lautet: „Alles was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen.“ („Whatever can go wrong will go wrong.“)
