Projektmanagement 2030: In Zukunft ohne Denkfehler?

Was wäre, wenn im Jahr 2030 exakt so viele Projekte in Organisationen durchgeführt würden, wie tatsächlich optimal bearbeitet werden können? Das Arbeiten innerhalb der Unternehmen würde sich fundamental verbessern – und die Rolle des Projektmanagers wäre eine völlig Neue.

Dies ist ein Beitrag von Wolfram Müller (Sales Director, VISTEM) zur Blogparade des „Projektmagazins“ mit dem Thema: Die Arbeitswelt im Projektmanagement im Jahr 2030.
Wenn ich an das Jahr 2030 denke, dann habe ich einen Traum: Ich träume davon, dass wir bis dahin den größten Denkfehler im Management und Projektmanagement beseitigt haben. Mit diesem Denkfehler hängen über 90 Prozent der Probleme zusammen, die wir managen. Der Denkfehler, den ich meine, steckt in diesem Satz:
„Alle müssen immer beschäftigt sein.“

Von Vollauslastung zur Überlastung im Projektmanagement

„Alle müssen immer beschäftigt sein“: Dieser Satz beschreibt die Idealvorstellung einer ununterbrochenen Vollauslastung. Idealvorstellung? Gilt dieser Satz beispielsweise als erstrebenswert für die Produktion? Nein. Man lastet keine Maschine zu 100 Prozent aus, sondern die Auslastung wird unterhalb der 100 Prozent gehalten. Gilt diese Maxime als erstrebenswert für den Straßenverkehr? Nein. Eine Straße, die zu 100 Prozent ausgelastet ist, wird weniger als Idealvorstellung gehandelt, sondern schlichtweg als STAU bezeichnet.
Und wie ist es im Projekt- und Multiprojektmanagement? Hier strebt man allzu oft nach einer permanenten Vollauslastung und überlastet damit kontinuierlich das System.

In der Produktion sieht man die negativen Folgen unmittelbar, wird ein Maschine zu 100 Prozent ausgelastet: Vor der vollbeschäftigten Maschine staut sich Material.
 Im Straßenverkehr sind die direkten Konsequenzen ebenfalls sofort unübersehbar: restlos verstopfte Straßen. Man könnte kein weiteres Auto dazustellen, denn der verfügbare Platz wäre bereits zu 100 Prozent belegt. Nur im Projekt- und Multiprojektmanagement realisiert man noch viel zu selten, dass eine Vollauslastung unmöglich ist. Der Grund: Das Projektgeschäft ist immateriell, die Überlastung unsichtbarer – der Engpass dennoch vorhanden

CCPM – Den Engpass aufspüren und optimal steuern

Der Projektmanager setzt alles daran, Projekte erfolgreich zu machen. Er trägt die Verantwortung dafür, dass ein Projekt in der Qualität, im Budget und in der geforderten Zeit abzuliefern ist. Und damit ist er automatisch mittendrin, beim Rittern um die „immer beschäftigten“ Ressourcen.
Der israelische Physiker Eliyahu M. Goldratt hat es in seinem Konzept CCPM („Critical Chain Project Management“) auf den Punkt gebracht: „Jedes System hat einen Engpass – etwas, das die Leistung von allem begrenzt. Nur darauf muss ich achten!“ Diesen Engpass gilt es zu finden, optimal zu nutzen und niemals zu überlasten. Gerade für die stetig steigende Komplexität – durch immer anspruchsvollere Plattformarchitektur für weltweit vernetzte Teams – liefert Goldratt noch einen zweiten wichtigen Leitsatz: „Je komplexer ein System, desto einfacher muss es sein den Engpass zu finden und zu steuern.“ VISTEM hat dieses Konzept noch um die guten Ideen aus Agile ergänzt („agile CCPM“) und den Veränderungsprozess so aufgebaut, dass er ohne viel Kraft oder Zeit und damit weitgehend selbstorganisiert abläuft.
Wenn jedoch „alle immer beschäftigt sein müssen“, dann bleibt der Engpass überlastet und kann nicht optimal genutzt werden.

Kommen wir in Unternehmen, so stellen wir fest, dass häufig das 3- bis 10fache MEHR an Projekten eingefordert wird, als optimal bearbeitet werden kann. Das hat Konsequenzen:

  • negatives Multitasking
  • hohe Frustration
  • „nichts geht mehr“
  • kein Raum für Kreativität
  • ungenügende Ressourcen für Qualität.

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Projektmanager 2030: Auftritt in einer neuen Rolle

Was wäre, wenn 2030
„stets nur so viel Arbeit im (Unternehmens-)System ist, wie auch optimal bearbeitet werden kann“?

  • Dann hätten wir die optimale Auslastung umgesetzt.
  • Kein Projektmanager müsste mehr den Ressourcen hinterherjagen und darum kämpfen.
  • Wird jemand für ein Projekt benötigt, ist dieser auch verfügbar. Damit hätte der Projektmanager Zugriff auf den Engpass.

Und was würde dies für die Arbeit des Projektmanagers bedeuten? 2030 bräuchte man den Projektmanager, so wie wir ihn heute kennen, nicht mehr.

Stattdessen:

  • Der Projektmanager bringt die richtigen Leute zusammen.

Aus seiner langjährigen Erfahrung kennt ein Projektmanager die Unternehmen und ihre Ansprechpartner. Und er weiß, wie man eine Idee/Innovation aufsetzen muss, so dass sie leicht umsetzbar ist und ein gewünschtes Endergebnis liefert, das funktioniert. Der Projektmanager würde so zum entscheidenden Bindeglied zwischen Kreativen und Ausführenden.

  • Der Projektmanager steuert immer noch Pläne und Zeit – jedoch keine Kosten.

Ein guter Plan liefert Informationen darüber: Wer liefert wann was, wer braucht was und stellt sicher, dass sich die Beteiligten dafür verantwortlich fühlen. Ein guter Plan hat Puffer, so dass man zukünftig Kosten- durch Zeitsteuerung substituiert. Es wird bei jedem Projekt nur noch überprüft: Ist der Fortschritt größer als der Pufferverbrauch? Statt auf Kosten liegt das Augenmerk nun auf dem Durchsatz.
Der Projektmanager hätte endlich Zeit für seine ureigene Aufgabe: sich in aller Ruhe um seine Kunden zu kümmern. Damit würden Projekte erheblich beschleunigt, es gäbe weniger Schleifen und Kunden würden sich deutlich besser betreut fühlen.

  • Damit verändert sich nicht nur Rolle des Projektmanagers.

Ich träume auch davon, dass Menschen in Organisationen 2030 wieder sinnvolle Arbeit machen dürfen. Dass das Leuchten in den Augen zurückkehrt, der Druck verschwindet, sich wieder Kreativität entfalten kann, die Arbeitsqualität zunimmt und damit auch der Flow.
Und das alles einfach deshalb, weil nur noch so viele Projekte laufen, wie auch optimal bearbeitet werden können
… warum damit bis 2030 warten – das können wir doch bereits heute realisieren?

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