Integration mit dem Taktgeber Virtual Drum – Teil 1

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 Damit der Engpass im Management Projekte nicht mehr ausbremst

Projektarbeit besteht darin, dass Menschen die im Projektplan beschriebenen Aufgaben realisieren. Wie gut sie dabei  vorankommen ist nicht nur von ihnen selbst abhängig, sondern auch davon, wie andere Funktionen – innerhalb und außerhalb des Unternehmens – mitwirken. Je mehr Projekte gleichzeitig aktiv sind, desto mehr Entscheidungsbedarf und Unterstützungsanfragen kommen auf das Management zu – vor allem dann, wenn ein Projekt in Schwierigkeiten gerät. Gerade in den Management- und Support-Funktionen lassen sich Kapazitäten jedoch nicht immer sofort und schnell erweitern. Sie bilden den Engpass für den Fortschritt, weil sie besondere Erfahrungen und/oder Kompetenzen in sich tragen. Gefragt ist deshalb die Fähigkeit der Organisation, derartige Integrationsphasen zu managen und zu realisieren.

Während Konstrukteure eine Anlage modellieren und detaillieren, stoßen sie auf eine Fragestellung, die nur von Technologen beantwortet werden kann (die allerdings längst mit einem anderen Projekt beschäftigt sind). Nachdem endlich ein Technologe Zeit hat, sich um diese Frage zu kümmern, stellt er fest, dass eine Rücksprache mit dem Kunden erforderlich ist, um notwendige Informationen zu erhalten. Durch die Kommunikation mit dem zuständigen Ansprechpartner beim Kunden stellt sich heraus, dass eine technologische Änderung erforderlich ist, die deutliche Mehrkosten erzeugen würde. Nun ist eine Entscheidung durch die Geschäftsleitung notwendig.

Jeder Projektmanager kennt solche Situationen: Management und Support-Funktionen begrenzen durch ihre Nicht-Verfügbarkeit oder Nicht-Reaktion den Fortschritt der Projekte. Nicht immer sind die Entscheidungswege im Management nur schlecht organisiert, die Gründe für Verzögerungen bei Management-Entscheidungen liegen vielmehr in der Natur der Projektarbeit:

Mit voranschreitendem Projekt treten immer mehr Risiken ein (z. B. Änderung der Wettbewerbssituation), die strategische Entscheidungen des Auftraggebers erfordern.
Je mehr Projekte gleichzeitig im Unternehmen aktiv sind, desto mehr Wechselwirkungen gibt es zwischen den Projekten, die Managemententscheidungen (z. B. eine neue Priorisierung der Projekte) erfordern.
Die permanente Verfügbarkeit von Managern führt dazu, dass Entscheidungen oftmals eskalieren, die früher auf den unteren Leitungsebenen erledigt worden wären.

Verzögerte Entscheidungen und fehlende Unterstützung des höheren Managements behindern aber nicht nur den Fortschritt der Projekte. Ein Mitarbeiter, der in einem Projekt aufgrund einer fehlenden Entscheidung nicht weiter kommt, wendet sich einer anderen Aufgabe in einem anderen Projekt zu. Langsame Entscheidungen begünstigen daher schädliches Multitasking und dünne Ressourcenverteilung zusätzlich. Doch wie kann aus diesen Überlegungen ein praktikables Planungs- und Steuerungsvorgehen abgeleitet werden?

Die Integrationsphase nutzen
Der Unterstützungsbedarf der Projekte ist in den verschiedenen Phasen eines Projektes unterschiedlich groß. Projekte bestehen zumeist aus mehreren Handlungspfaden, die sich vor dem Projektabschluss zu einem einzigen Pfad bündeln. Dieses Zusammenführen der Handlungspfade wird im Projektmanagement  als „Integrationsphase“ bezeichnet. Das folgende Bild zeigt einen vereinfachten, schematischen Projektablauf, bei dem mehrere Handlungspfade zunächst parallel und unabhängig voneinander verlaufen, um dann in einem einzigen Vorgang zu münden.

Vorlage für das Bild ist ein typisches Anlagenbau-Projekt; diese Struktur gilt aber fast universell. Auch in einem Software-Entwicklungsprojekt wird zuerst das Gesamtkonzept des neuen Software-Systems entwickelt (inkl. Schnittstellenklärung). Dann arbeiten mehrere Teams parallel an den verschiedenen Modulen. Diese Module werden einzeln getestet. Anschließend werden sie in der Integration zusammengeführt, das Gesamtsystem als Ganzes getestet und dieses wird dann in das schon vorhandene Live-System integriert.

Während der Abarbeitung paralleler Handlungspfade wird der Projektfortschritt nur dann gefährdet, wenn auf dem kritischen Weg eine erforderliche Entscheidung durch das Management nicht sofort erfolgt. Die meisten Vorgänge eines Projekts liegen jedoch auf parallelen Pfaden, die sich eine Verzögerung eher „erlauben“ können. Hinzu kommt, dass der Bedarf an Unterstützung durch das Management mit fortschreitendem Projekt wächst. Die für Projektarbeit typischen Unsicherheiten nehmen in Häufigkeit und Tragweite gegen Ende des Projekts zu.

In Teil 2 lesen Sie mehr zum Thema „Integration mit dem Taktgeber Virtual Drum“

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