Erfolgreiche Veränderung, Teil VIII: Erfolgreiche Umsetzung Wenn der Plan zur Realität wird

Dies ist Teil 8 einer 8-teiligen Serie:
1. Warum Change?
2. Häufige Probleme bei Veränderungsinitiativen
3. Gründe für Widerstände
4. Widerstände abbauen
5. Argumente gegen konkrete Widerstände
6. Vorbereitung
7. Robuste Planung
8. Erfolgreiche Umsetzung

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Ein solider Projektplan und eine informierte, überzeugte Belegschaft bieten Ihnen die besten Rahmenbedingungen für eine reibungslose Umsetzung Ihres Verbesserungsprojektes. Alle Beteiligten erkennen den Sinn der Veränderung und wissen zu jedem Zeitpunkt, was sie zu tun haben, um das erwünschte Ziel zu erreichen. Im Idealfall läuft das Projekt nun fast von selbst.

Strategien und Taktiken als Roadmap

Während der Vorbereitungsphase haben Sie die Strategien und Taktiken erarbeitet, die Sie nun nur noch in die Tat umzusetzen brauchen. Folgende Faktoren sollten Sie dabei beachten1:
1. Ihre Kommunikation fördert stets bereichsübergreifende Zusammenarbeit im Sinne des gemeinsamen Zieles.
2. Regeln und Prozeduren, Kennzahlen und Leistungsbewertungen in allen Bereichen des Unternehmens werden angepasst, um zu vermeiden, dass lokale Ziele verfolgt werden, die der Strategie nicht zuträglich sind oder gar schaden.
3. Prioritäten auf allen Niveaus und in allen Bereichen werden gemäß den unternehmensweiten Strategien gesetzt. Angemessene Mechanismen sorgen dafür, dass sie auch befolgt werden.
4. Fortlaufende Analyse sowie interne Feedbackschleifen sorgen dafür, dass das Unternehmen weiterhin den korrekten Kurs hält oder dieser gegebenenfalls angepasst werden kann. Bereits erreichte positive Veränderungen dürfen nicht bei der ersten Krise wieder verloren gehen.

Kommunikation muss sein

Für die erfolgreiche Umsetzung des Change muss jeder im Unternehmen mithelfen und mitmachen. Doch das kann nur funktionieren, wenn alle nötigen Informationen jederzeit zur Verfügung stehen. Jeder Bereich, jeder einzelne Mitarbeiter sollte wissen, was die Änderung für ihn bedeutet, was von ihm verlangt wird und wie genau seine Arbeit zur Veränderung beiträgt. Klare und kohärente Kommunikation auf allen Ebenen ist also unerlässlich.
Hier gilt die Regel: lieber zu viel Kommunikation als zu wenig! Updates können über interne Newsletter, das Intranet oder Pinnwände erfolgen, aber auch über regelmäßige Versammlungen oder Workshops. Dies bietet wiederum eine Gelegenheit, Feedback und Verbesserungsvorschläge „von der Front“ einzuholen und zu besprechen.

Angemessene Kennzahlen

In vielen Unternehmen werden Verhaltensweisen belohnt, die den langfristigen Unternehmenszielen entgegengesetzt sind. Dies sieht man, wenn Mitarbeiter daran gemessen werden, ob sie Liefertermine einhalten können – die aber meist auf ihren eigenen Zeitschätzungen beruhen. Wie wir gesehen haben, führt das zu übermäßig langen Projektdauern, da jeder Mitarbeiter eine Schätzung abgibt, die er ganz sicher einhalten kann.

Alle Kennzahlen und Belohnungsmechanismen müssen also überprüft und sichergestellt werden, dass sie auf die langfristigen Ziele des Unternehmens ausgerichtet sind und nicht im Gegensatz stehen zu der vorgeschlagenen Änderung. Dabei können durchaus lokale Kennzahlen erarbeitet werden, solange sie nicht im Widerspruch zu den gesteckten bereichsübergreifenden Zielen stehen.

Die Wirklichkeit anpassen

Alteingesessene Verhaltensweisen aufzugeben ist einer der schwierigsten Aspekte grundlegender Veränderung. Daher lohnt es sich, sie von mehreren Seiten gleichzeitig in Angriff zu nehmen. Neben den bereits erwähnten Methoden offener Kommunikation und produktiver Kennzahlen können Sie den Alltag und die internen Prozesse so anpassen, dass die unerwünschten Verhaltensweisen schwieriger oder umständlicher werden und die neuen sich regelrecht aufdrängen. Legen Sie sozusagen die Sporttasche vor die Haustür, damit der Mitarbeiter sie morgens aus dem Weg räumen muss, um das Haus zu verlassen. Hat er sie erst mal in der Hand, kann er auch gleich im Fitness-Studio vorbei. So verfällt der Mitarbeiter nicht vollautomatisch in den alten Trott, sondern wird daran erinnert, was von ihm erwartet wird. (Lesen Sie mehr über Feedbackmechanismen aus dem Physischen.)

Kontrolle und Feedback

Solide, fortlaufende Kontrollmechanismen sind bei jeder bedeutenden Verbesserungsinitiative unerlässlich, um Fortschritte (oder Rückschritte!) zu messen. Haben Sie messbare Ziele gesteckt, können diese leicht über Software automatisch überwacht werden. Die Strategien und Taktiken selber bieten Ihnen einen Kontrollrahmen: wurden alle Taktiken durchgeführt, ebenso wie die erwarteten Effekte? Alle Strategien erreicht? Wo besteht eine Lücke? Haben wir alles getan, wie wir es uns beschrieben hatten? Wenn ja, warum ist der Effekt nicht eingetreten? Wenn nein, dann tun wir es jetzt und schauen, ob dann der Effekt kommt.

Gleichzeitig brauchen Sie ein Monitoring-System, um potentielle Gefahren im (internen oder externen) Umfeld rechtzeitig zu erkennen und abzufangen. Hierzu gehört ein robuster Prozess:

  • Ursache ergründen
  • Schlussfolgerung ziehen
  • Gegenmaßnahmen ergreifen

Tappen Sie nicht in die Falle, nach Anlauf der Initiative die „Situationsanalyse“ als abgeschlossen anzusehen! Der Markt wie auch das eigene Unternehmen sind im ständigen Wandel. Fortlaufende Marktrecherche und Feedbackmechanismen können Sie rechtzeitig warnen, falls eine Kurskorrektur aufgrund veränderter Umstände fällig wird. Selbst schwache Signale sollten Sie nicht ignorieren, wobei wiederum die Intuition Ihrer Mitarbeiter sehr wertvoll sein kann: da der Mensch sehr gut darin ist, Muster zu erkennen, merkt er oft intuitiv, wenn etwas im bekannten Umfeld nicht stimmt.

Aus Erfahrung lernen

Haben Sie von Anfang an sichergestellt, dass fortlaufendes Monitoring integrale Komponente Ihrer Veränderung ist, dann sollten Ihre Warnsysteme Sie vor Überraschungen schützen. Werden Sie doch einmal überrumpelt, bietet sich hier eine ideale Gelegenheit, daraus zu lernen. Anhand des oben aufgeführten Prozesses können Sie analysieren, wie es dazu kam und Sie sich beim nächsten Mal besser gegen eine derartige Begebenheit wappnen können. Vergessen Sie dabei nicht, dass Sie Variabilität nie ganz ausschließen können. Es gilt also: was kann unser Unternehmen tun, um von unvermeidbaren Überraschungen wie dieser zukünftig nicht mehr aus der Bahn geworfen zu werden? (Vertiefendes zum Thema aus Erfahrung lernen Sie in diesem Artikel.)

Kontinuierliche Verbesserung

Nicht zuletzt ist es unerlässlich, den Verbesserungsprozess niemals als beendet anzusehen. Leistung und Weiterentwicklung müssen fortlaufend überwacht und vorangetrieben werden, denn das Umfeld ist im ständigen Wandel und die Konkurrenz schläft nicht. Selbst wenn Sie mit Ihrer Verbesserungsinitiative einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil erlangt haben, der Ihnen einen bedeutenden Marktvorteil gibt, sollten Sie nicht auf Ihren Lorbeeren ausruhen, sondern Ihre solide Basis als Sprungbrett benutzen, um bereits den nächsten Schritt zu planen. Ins Thema kontinuierliche Verbesserung können Sie in diesem ausführlichen Sechsteiler tiefer eintauchen, falls Sie hierzu noch mehr erfahren wollen.

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1: Angepasst aus Marjorie J. Cooper, „Traditional Strategy Models and Theory of Constraints” aus dem Buch Cox III, James F., und Schleier Jr., John G., Hgg. Theory of Constraints Handbook. New York: The McGraw-Hill Companies Inc., 2010. S. 501-514

 

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