Erfolgreiche Veränderung, Teil VI: Vorbereitung

Dies ist Teil 6 einer 8-teiligen Serie:
1. Warum Change?
2. Häufige Probleme bei Veränderungsinitiativen
3. Gründe für Widerstände
4. Widerstände abbauen
5. Argumente gegen konkrete Widerstände
6. Vorbereitung
7. Robuste Planung
8. Erfolgreiche Umsetzung

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Haben wir in Teil 1 und 2 analysiert, weswegen Change-Projekte häufig scheitern, dann geht es jetzt endlich daran, in die Zukunft zu schauen: wir müssen eine Veränderungsinitiative entwerfen, die die erwähnten Problemen von vorneherein eliminiert.

Entscheiden, was zu tun ist… und was nicht

Es gibt unendlich viel zu tun – doch Sie haben nicht unendlich viel Geld, Zeit oder Ressourcen! Die Entscheidung, welche der unzähligen potentiellen Verbesserungen Sie als Nächstes in Angriff nehmen sollen, ist nicht zu unterschätzen. Die falsche Entscheidung kann nicht nur Zeit und Geld verschwenden, sondern auch unerwartete negative Effekte haben und somit das Unternehmen schwächen. Doch selbst unter mehreren guten Ansätzen werden Sie die richtige – dringendste, wirkungsvollste, durchschlagendste – Verbesserung finden müssen (siehe auch Herbert Simons Konzept des Menschen als „Satisficer“ – auf diesem Blog hier zu finden).

Wo fangen Sie an, wenn Sie das gesamte Unternehmen zur Wahl haben? Theoretisch ergeben sich unzählige Optionen. Tatsächlich aber macht es nur Sinn, an genau der Stelle anzusetzen, die die Leistung des Unternehmens derzeit am stärksten einschränkt, in anderen Worten: dem Engpass. Eine Veränderung an jeder anderen Stelle wird Ihre Gesamtleistung nicht verbessern, so lange der Engpass weiterbesteht. Sie kann im Gegenteil sogar zu Überkapazitäten an jener Stelle führen.

Der Engpass kann ein hochspezialisiertes Team sein, eine Maschine, eine Prozedur oder (häufig) Management-Aufmerksamkeit. In der Projektumgebung wechselt der Engpass oft. Der Engpass kann aber selbst im Markt liegen – wenn Ihnen die Aufträge fehlen. Um den Engpass zu identifizieren, ist also eine sorgfältige Analyse notwendig, denn hier findet sich der Hebel, an dem Sie die durchschlagendsten Verbesserungen erreichen können.

Ein unvermeidlicher Paradigmenwechsel

Die Entscheidung, bei der Verbesserung am Engpass anzusetzen, bedeutet aber auch, dass sich alle anderen Bereiche des Unternehmens dieser Entscheidung unterordnen müssen. Dies steht im Gegensatz zu der derzeit geltenden Vorgehensweise, in vielen Abteilungen lokale Verbesserungsprojekte voranzutreiben. Die erwähnte egozentrische Sicht des Menschen und seit langer Zeit schwelende Konflikte spielen hier mit, um Widerstände in allen nicht betroffenen Bereichen zu schüren.

Für den durchschlagenden Erfolg Ihrer Initiative ist ein ganzheitlicher Ansatz aber unvermeidlich. Hier ist also radikales Umdenken notwendig: ein Wechsel vom Bereichs- oder Stammesdenken zur holistischen Zusammenarbeit aller Mitarbeiter auf ein gemeinsames Ziel hin. Bei diesem Schritt sind Sie mehr denn je auf die Kooperation Ihrer Mitarbeiter angewiesen und müssen sie rückhaltlos von Ihrem Ansatz überzeugen.

Volle Unterstützung der Geschäftsführung

Das Vertrauen der Mitarbeiter in eine Initiative wird nicht gestärkt, wenn sie nur halbherzige Unterstützung der Geschäftsführung selbst hat. Es ist daher unerlässlich, dass Sie voll hinter Ihrem Verbesserungsprojekt und dem angekündigten Paradigmenwechsel stehen:

  • Volle Aufmerksamkeit und höchste Priorität für das Projekt auf allen Ebenen (siehe weiter unten).
  • Eliminierung jeglicher Kennzahlen und Prozesse, die lokales Denken und kontraproduktives Verhalten fördern.
  • Schulung der Mitarbeiter, um die neue Denkweise verständlich zu machen und zu verankern. Dabei ist es sehr wichtig, dass Sie überzeugend vermitteln, dass Sie an den Erfolg der Verbesserung glauben!

Es kann hier durchaus sein, dass Sie zumindest zu Anfang des Veränderungsprozesses wiederholt eingreifen müssen, um zu bestärken, dass die alten Paradigmen tatsächlich nicht mehr gelten und für Mitarbeiter keine negativen Konsequenzen entstehen, wenn sie sie nicht mehr beachten. Von früheren Initiativen „gebrannte Kinder“ wollen sich absichern für den Zeitpunkt, wo (ihrer Meinung nach) auch diese wieder scheitert. Hier ist Ihre Standhaftigkeit gefragt.

WIP reduzieren, höchste Priorität

Höchste Priorität und volle Aufmerksamkeit für die anstehende Veränderung bedeutet, es darf keinerlei anderen Projekte parallel geben. Wenn mehrere Verbesserungsinitiativen gleichzeitig laufen, hat das zahlreiche negative Effekte, wie wir bereits gesehen haben. Auch dies muss sich radikal ändern. Dies hat folgende Effekte:

  • Der Belegschaft wird signalisiert, dass es der Geschäftsführung ernst gemeint ist.
  • Es stehen ausreichende Ressourcen zur Verfügung.
  • Das Projekt erhält die nötige Management-Aufmerksamkeit (schnelle Entscheidungen, kein Multitasking).
  • Die ersten Effekte kommen schneller und sind durchschlagender, was wiederum die Unterstützung fördert.

In vielen Unternehmen ist Management-Aufmerksamkeit der Engpass. Was im Alltag gilt, beeinträchtigt auch und vor allem Veränderungsinitiativen. Da es sich hier nicht im Routine handelt, sondern um ein einmaliges Projekt, sind besonders oft Entscheidungen oder Kurskorrekturen gefragt, die nur vom oberen Management kommen können. Unnötige Verzögerungen sind daher inakzeptabel, da sie das Projekt sofort diskreditieren: „hätte die Geschäftsführung volles Vertrauen in das Projekt, dann würden sie ihm die nötige Aufmerksamkeit schenken.“

Bieten Sie Ihren Kunden, was sonst keiner kann

Bei der Analyse der gegenwärtigen Unternehmenssituation – Ihrer Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken – bietet sich die Chance, zu ermitteln, wie Sie sich von Ihrer Konkurrenz maßgeblich abheben können und auf diese Weise Ihre Position im Markt verbessern. In anderen Worten, finden Sie Ihren entscheidenden Wettbewerbsvorteil, der folgende Kriterien erfüllen sollte1:

  • Er bietet Ihren Kunden einen bedeutenden und einzigartigen (Mehr-)Wert.
  • Der Kunde muss diesen Wert auch erkennen und schätzen.
  • Ihre Konkurrenten sind (in absehbarer Zukunft) nicht in der Lage, ihn anzubieten.
  • In anderen Aspekten ist Ihr Unternehmen mit der Konkurrenz gleichgestellt.

Sie müssen sich also in die Lage Ihrer Kunden hineinversetzen und sich fragen: „Welches Bedürfnis kann unser Unternehmen erfüllen oder welches Kundenproblem beheben, das sonst keiner kann?“ Es lohnt sich hierbei, außerhalb der in Ihrer Branche üblichen Paradigmen zu denken: erwägen Sie, was keiner Ihrer Kunden zu träumen wagt! Werden Verspätungen und schlechte Liefertreue als unvermeidbar hingenommen und schon gar nicht mehr hinterfragt? Das bedeutet nicht, dass Kunden den unwiderstehlichen Vorteil nicht erkennen würden, wenn Sie plötzlich 100% zuverlässig liefern können! Mehr dazu, wie Sie Ihren Entscheidenden Wettbewerbsvorteil entwickeln, finden Sie in diesem Zweiteiler auf unserem Blog.

Stellen Sie sich nun die Frage: „Falls es mit unseren derzeitigen Kapazitäten nicht möglich ist, dieses Kundenbedürfnis zu erfüllen, welche Veränderungen müssen wir vornehmen, um dahin zu gelangen?“ Es kann es also sein, dass Sie auf dem Weg zu Ihrem bedeutenden Wettbewerbsvorteil erst andere Einschränkungen in Angriff nehmen müssen. Natürlich sollte Ihr Ziel stets realistisch und im Rahmen Ihrer Möglichkeiten sein. Es darf aber durchaus ehrgeizig und hochgesteckt sein. Ist Ihr Ziel allzu leicht zu erreichen, werden Ihre Wettbewerber Sie schnell eingeholt haben.
Haben Sie die Lösungsrichtung gefunden, können Sie sich an die eigentliche Planung machen. Dies behandeln wir in unserem nächsten Beitrag.

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1: Nach Eli Schragenheim, aus Introduction to Strategy – Much more than the S&T, Eli Schragenheim 2015 TOCICO Webinar

 

 

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